Dobra fotografia konferencji zaczyna się na długo przed otwarciem sali. To, czy po wydarzeniu dostaniesz zdjęcia, które od razu nadają się na LinkedIn, do informacji prasowej i na stronę firmy, w dużej mierze zależy od tego, co fotograf wie przed pierwszym wystąpieniem. W tym poradniku pokazujemy, jak przygotować krótki brief, o co zadbać w dniu wydarzenia i jak zaplanować wykorzystanie zdjęć.

Dlaczego brief ma znaczenie

Konferencja dzieje się raz. Prelegent nie wyjdzie drugi raz na scenę, a panel dyskusyjny nie zacznie się od nowa, bo fotograf był akurat w innej sali. Fotografia eventowa różni się od sesji w studiu właśnie tym, że fotograf niczego nie ustawia – reaguje na to, co dzieje się na sali, często w zmiennym i trudnym świetle.

Im lepiej zna program i cele organizatora, tym mniej przypadku w relacji. Dlatego w Fantasmatic przed każdym wydarzeniem rozmawiamy o programie i o tym, do czego zdjęcia będą potrzebne. Inne kadry przydadzą się w relacji na LinkedIn, a inne w raporcie rocznym czy materiałach dla prasy.

Co powinien zawierać brief dla fotografa

Brief nie musi być długi. Wystarczy jedna strona, ale z konkretami:

• Cel zdjęć – relacja w mediach społecznościowych, materiały prasowe, strona wydarzenia, raport roczny, employer branding. Od tego zależy, czy liczy się szybkość, różnorodność kadrów czy pojedyncze, dopracowane ujęcia.
• Program z godzinami – otwarcie, wystąpienia, panele, przerwy, wręczenie nagród, część wieczorna. Zaznacz punkty, których nie można przegapić.
• Lista kluczowych osób – prelegenci, zarząd, goście specjalni, partnerzy. Najlepiej ze zdjęciami lub z osobą, która na miejscu wskaże, kto jest kim.
• Miejsce i układ sal – ile sal działa równolegle, gdzie jest scena, strefa networkingu, stoiska partnerów.
• Elementy marki – ścianka, logotypy partnerów, scenografia, które powinny być widoczne na zdjęciach.
• Osoba kontaktowa – ktoś z zespołu organizatora, kto w trakcie wydarzenia odpowie na pytania i rozwiąże problemy z dostępem.
• Ograniczenia – momenty, w których fotografowanie jest niewskazane, oraz uczestnicy, którzy nie chcą być fotografowani.

Jeśli konferencja trwa cały dzień albo równolegle działa kilka sal, warto to omówić przy wycenie. Cena fotografa na event zależy od czasu pracy i programu wydarzenia – stawki godzinowe i za pełny dzień znajdziesz w cenniku.

Fotografia konferencji – lista ujęć

Dobra fotorelacja z konferencji to nie sto zdjęć prelegenta z mikrofonem. To opowieść o całym wydarzeniu. Przygotuj z fotografem krótką listę ujęć obowiązkowych:

1. Plan ogólny sali – pełna widownia i scena, najlepiej na początku i w szczycie wydarzenia.
2. Prelegenci na scenie – kilka ujęć każdej osoby, także z widocznym ekranem lub logo wydarzenia.
3. Panele dyskusyjne – cały panel oraz pojedyncze osoby w trakcie wypowiedzi.
4. Widownia – reakcje, pytania z sali, notatki.
5. Networking – rozmowy w przerwach, kawa, wymiana wizytówek.
6. Partnerzy i stoiska – jeśli przy konferencji działa strefa wystawców, zdjęcia stoisk mogą też trafić do partnerów do ich własnego użytku.
7. Detale – identyfikatory, materiały, scenografia, catering.
8. Momenty formalne – otwarcie, wręczenie nagród, zdjęcie grupowe.

Na tej podstawie fotograf ustala, gdzie stanąć w kluczowych momentach i kiedy może przejść do innej sali. Przy takich wydarzeniach jak event w Narodowym z udziałem Marka Kamińskiego dobry plan pozwala pokazać zarówno scenę, jak i ludzi wokół niej.

Dzień wydarzenia – jak ułatwić pracę fotografowi

Kilka prostych rzeczy po stronie organizatora wyraźnie podnosi jakość relacji:

• Identyfikator lub opaska – fotograf swobodnie porusza się między salą, zapleczem sceny i strefą VIP.
• Wcześniejsze wejście – kilkanaście minut przed startem pozwala sprawdzić światło i zrobić zdjęcia pustej, przygotowanej sali.
• Informacja o zmianach w programie – przesunięcie wystąpienia o pół godziny potrafi zdecydować o tym, czy kluczowa osoba znajdzie się w relacji.
• Światło na scenie – jeśli masz wpływ na oświetlenie, poproś o równomierne światło na twarzach prelegentów, a nie tylko na ekranie.
• Zdjęcie grupowe – zaplanuj na nie konkretną godzinę i miejsce, najlepiej przed przerwą, kiedy wszyscy są na sali.

Fotograf pracuje dyskretnie, tak żeby nie przeszkadzać uczestnikom ani prelegentom. Dokumentuje zarówno momenty formalne, jak i te mniej oficjalne, które tworzą pełny obraz wydarzenia.

Po konferencji – wybór i wykorzystanie zdjęć

Zdjęcia z eventu pracują dla firmy długo po jego zakończeniu. Fotografia konferencji przydaje się w kilku miejscach:

• media społecznościowe – relacja i podziękowania dla prelegentów oraz partnerów,
• informacja prasowa – kilka mocnych zdjęć w poziomie i w pionie,
• strona wydarzenia – zapowiedź kolejnej edycji, galeria, materiały dla partnerów,
• komunikacja wewnętrzna i employer branding – ludzie i kultura firmy w naturalnych sytuacjach; więcej o tym piszemy w tekście o fotografii employer branding.

Przy podpisywaniu umowy ustal sposób przekazania zdjęć i zakres praw. W Fantasmatic zdjęcia przekazujemy w formie elektronicznej i przekazujemy pełne prawa do zdjęć, bez dodatkowych opłat za wykorzystanie komercyjne.

Jeśli przy okazji wydarzenia firma potrzebuje spójnych zdjęć zespołu na stronę i do LinkedIn, dobrym uzupełnieniem relacji są portrety biznesowe – w naszym studiu albo w biurze klienta.

Najczęstsze pytania